Mwongozo wa Mtumiaji
May 2020
-
Mahitaji ya jumla
- Uwe na Mtandao wa internet usio suasua
- Vifaa unavyoweza kutumia ni Komputa au simu ya mkononi
- Kifaa unachotumia kiwe na spika na kinasa sauti (microphone) pamoja na kamera (webcam) ambapo pia
unaweza tumia ya kuweka na kutoa (External plug & play).
- Inashauriwa kutumia Kivinjari cha Chrome au Chromium.
- Unaweza tumia mfumo huu kwa simu kwa kupakua “e-Mikutano App” inayopatikana kwenye tovuti ya
mfumo. Simu yako lazima iwe na Android OS kuanzia toleo la 7 na kuendelea.
- Afisa TEHAMA wa taasisi husika pekee anaweza kuomba nafasi kwenye mfumo kupitia jina na nywila zake
anazotumia kwenye mfumo wa GISP ( https://gisp.gov.go.tz/login ).
- Usigawe wala kutuma namba yako ya mkutano (meeting ID) na nywila yake kwa mtu asiyehusika na mkutano
huo kwa usalama na usiri wa mawasiliano yenu. Kila mkutano unakuwa na namba na nywila yake ambavyo
vitaisha muda wake pindi muda wa mkutano uliopangwa unapokwisha.
- Epuka wadukuzi wa Mtandao kwa kutumia namba na nywila za mkutano zisizo rasmi au usizozitambua.
Mfumo huu, haurekodi wala kutunza mazungumzo na shughuli zote za mkutano. Kwa mtumiaji wa mara
ya kwanza, inatakiwa aruhusu mfumo kutumia kinasa sauti na kamera ya kifaa chake.
- Inashauriwa kuzima kinasa sauti kama unakuwa hauongei ili kuepuka muingiliano wa sauti.
- Kama mawasiliano sio mazuri kutokana na Mtandao, inashauriwa kuzima video na kuwasiliana kwa sauti tu,
hii ni kama mkutano una washiriki zaidi ya kumi.
- Mkutano hauwezi kuanza kama haukuwa umepangwa, tuma maombi ya kufanya mkutano kupitia ukurasa wa
maombi ya mikutano (meeting reservation dashboard)
- Ni muhimu kutumia majina kamili unapojiunga kwenye mkutano ulio alikwa
-
Kufanya na kuendesha mkutano
Ukurasa wa mbele
- Fungua kivinjari na andika
anuani ya tovuti ya mfumo: https://mikutano.gov.go.tz
- Andika namba ya mkutano kisha
bonyeza INGIA ili kujiunga.
- Kwa kupitia simu ya mkononi,
fungua App, andika jina la
mkutano kisha bonyeza
ANZISHA/JIUNGE
Kujiunga na Mkutano
Nywila na Majina yako ni lazima:
- #1 weka Nywila ya mkutano
kisha Thibitisha
- #2 Majina yako ni lazima ili
uweze kutambulika na
wajumbe wa mkutano la sivyo
utaondolewa kwenye mkutano
husika, kisha Thibitisha.
Muonekano, kutuma namba ya
mkutano na mpangilio
- Bonyeza #3 kuweka
mpangilio wa kuona watu
walio jiunga kwa namna
mbalimbali.
- Bonyeza#4 kutumia namba
ya mkutano au kuingiza
nywila ya mkutano kama
inavyoonekana kwenye #6
- Bonyeza #5 kwa ajili ya
mpangilio zaidi
- Bonyeza #7 kuhifadhi
nywila. Ni lazima kuhifadhi
nywila baada ya kuiandika.
- Bonyeza #8 kunakili kwa
ajili ya kutuma namba ya
mkutano ili kualika washiriki wengine. Kumbuka
ni muhimu kualika watu unaowafahamu na wahusika wa mkutano ili
kulinda usiri na usalama wa
mazungumzo ya kwenye
mkutano.
Kwa mpangilio zaidi
Baada ya kubonyeza #5, utaingia na
kubonyeza #9 ambapo utakutana
na taarifa zifuatazo:
- Bonyeza
#10
“vifaa”
kuchagua kifaa cha kutumia
kama kinasa sauti, kamera
na spika. Unaweza tumia za
kwenye
kompyuta/simu
yako au vya kuweka na
kutoa.
- Bonyeza #11 “wasifu”
kuweka jina na barua pepe
yako. Jina utakalo weka
hapo ndio litaonekana kila
wakati unapojiunga na
mkutano.
Ni
muhimu
kuweka majina yote la
kwanza na la ukoo/mzazi.
- Bonyeza
#12
“zaidi”
kuchagua lugha. Lugha ya
mfumo huu ni Kiswahili
lakini unaweza chagua
lugha nyingine.
Kushirikisha wajumbe kwa
kuwaonesha faili au taarifa
- Bonyeza #13 kuonesha faili
au taarifa ambapo unaweza
chagua kama ifuatavyo:
- Kuonesha skrini yako
“entire screen”
- Kuonesha faili na taarifa zake.
Faili lazima liwe limefunguliwa kwanza kisha
bonyeza Application Window kisha chagua faili husika.
- Bonyeza
#14
(Mkono)
kunyoosha
mkono
ili
kuomba ruhusa ya kuongea.
Nimuhimu kama huongei
kuzima kinasa sauti na
kukiwasha baada ya kuinua
mkono.
- Bonyeza
#15
(Chat)
kutuma ujumbe mfupi wamaneno kwa watu wote au
mmoja mmoja.
Kufifisha sauti na video na kumaliza
mkutano
- Bonyeza #16 (Kinasa sauti)
kufifisha sauti. Ni muhimu
kufifisha
muda
wote
ambapo hauzungumzi ili
kupunguza muingiliano wa
sauti na mzungumzaji.
- Bonyeza
#17
(Kuondoka/Kutoka) kutoka
kwenye mkutano.
- Bonyeza
#18
(Video
kamera) kufifisha video.
Inashauriwa kama mpo
wengi na mtandao sio mzuri
basi mfifishe video zenu na
kuendelea kuwasiliana kwa
sauti.
Jinsi ya kuomba nafasi ya mkutano
- Mikutano yote kwenye
mfumo wa e-Mikutano ni
lazima iwe imepangwa
kabla.
- Bonyeza
#19
kwenda
kwenye mfumo wa maombi
ya nafasi za kufanya
mkutano.
- Baada ya kubonyeza #19
utapelekwa ukurasa wa
mbele wa mfumo wa
maombi.
- #20 ni jina na nywila za
kuingilia kwenye mfumo wa
maombi.
- Jina linalotumika kuingilia
kwenye mfumo wa maombi
ni sawa na lile la kwenye
mfumo wa Government ICT
Service Portal (GISP –
https://gisp.gov.go.tz/login ).
- Bonyeza
#21
kuingia
kwenye GISP na omba
kutumia
mfumo
wa
maombi.
Utapelekwa
kwenye mfumo wa maombi
na pia kutumiwa barua
pepe ambayo itakuwa na
nywila.
- Kumbuka ni Afisa TEHAMA
wa Taasisi ndio anaweza
ingia kwenye mfumo wa
GISP kupitia akaunti ya
Taasisi aliyopatiwa.
- Kwa
maelezo
zaidi
wasialiana na Dawati la
Msaada la Mamlaka ya
Serikali Mtandao.