MAMLAKA YA SERIKALI MTANDAO

e-Mikutano

Mwongozo wa Mtumiaji

May 2020

  • Mahitaji ya jumla

    • Uwe na Mtandao wa internet usio suasua
    • Vifaa unavyoweza kutumia ni Komputa au simu ya mkononi
    • Kifaa unachotumia kiwe na spika na kinasa sauti (microphone) pamoja na kamera (webcam) ambapo pia unaweza tumia ya kuweka na kutoa (External plug & play).
    • Inashauriwa kutumia Kivinjari cha Chrome au Chromium.
    • Unaweza tumia mfumo huu kwa simu kwa kupakua “e-Mikutano App” inayopatikana kwenye tovuti ya mfumo. Simu yako lazima iwe na Android OS kuanzia toleo la 7 na kuendelea.
    • Afisa TEHAMA wa taasisi husika pekee anaweza kuomba nafasi kwenye mfumo kupitia jina na nywila zake anazotumia kwenye mfumo wa GISP ( https://gisp.gov.go.tz/login ).
    • Usigawe wala kutuma namba yako ya mkutano (meeting ID) na nywila yake kwa mtu asiyehusika na mkutano huo kwa usalama na usiri wa mawasiliano yenu. Kila mkutano unakuwa na namba na nywila yake ambavyo vitaisha muda wake pindi muda wa mkutano uliopangwa unapokwisha.
    • Epuka wadukuzi wa Mtandao kwa kutumia namba na nywila za mkutano zisizo rasmi au usizozitambua. Mfumo huu, haurekodi wala kutunza mazungumzo na shughuli zote za mkutano. Kwa mtumiaji wa mara ya kwanza, inatakiwa aruhusu mfumo kutumia kinasa sauti na kamera ya kifaa chake.
    • Inashauriwa kuzima kinasa sauti kama unakuwa hauongei ili kuepuka muingiliano wa sauti.
    • Kama mawasiliano sio mazuri kutokana na Mtandao, inashauriwa kuzima video na kuwasiliana kwa sauti tu, hii ni kama mkutano una washiriki zaidi ya kumi.
    • Mkutano hauwezi kuanza kama haukuwa umepangwa, tuma maombi ya kufanya mkutano kupitia ukurasa wa maombi ya mikutano (meeting reservation dashboard)
    • Ni muhimu kutumia majina kamili unapojiunga kwenye mkutano ulio alikwa
  • Kufanya na kuendesha mkutano

    Ukurasa wa mbele

    • Fungua kivinjari na andika anuani ya tovuti ya mfumo: https://mikutano.gov.go.tz
    • Andika namba ya mkutano kisha bonyeza INGIA ili kujiunga.
    • Kwa kupitia simu ya mkononi, fungua App, andika jina la mkutano kisha bonyeza ANZISHA/JIUNGE

    Kujiunga na Mkutano

    Nywila na Majina yako ni lazima:
    • #1 weka Nywila ya mkutano kisha Thibitisha
    • #2 Majina yako ni lazima ili uweze kutambulika na wajumbe wa mkutano la sivyo utaondolewa kwenye mkutano husika, kisha Thibitisha.

    Muonekano, kutuma namba ya mkutano na mpangilio

    • Bonyeza #3 kuweka mpangilio wa kuona watu walio jiunga kwa namna mbalimbali.
    • Bonyeza#4 kutumia namba ya mkutano au kuingiza nywila ya mkutano kama inavyoonekana kwenye #6
    • Bonyeza #5 kwa ajili ya mpangilio zaidi
    • Bonyeza #7 kuhifadhi nywila. Ni lazima kuhifadhi nywila baada ya kuiandika.
    • Bonyeza #8 kunakili kwa ajili ya kutuma namba ya mkutano ili kualika washiriki wengine. Kumbuka ni muhimu kualika watu unaowafahamu na wahusika wa mkutano ili kulinda usiri na usalama wa mazungumzo ya kwenye mkutano.

    Kwa mpangilio zaidi

    Baada ya kubonyeza #5, utaingia na kubonyeza #9 ambapo utakutana na taarifa zifuatazo:
    • Bonyeza #10 “vifaa” kuchagua kifaa cha kutumia kama kinasa sauti, kamera na spika. Unaweza tumia za kwenye kompyuta/simu yako au vya kuweka na kutoa.
    • Bonyeza #11 “wasifu” kuweka jina na barua pepe yako. Jina utakalo weka hapo ndio litaonekana kila wakati unapojiunga na mkutano. Ni muhimu kuweka majina yote la kwanza na la ukoo/mzazi.
    • Bonyeza #12 “zaidi” kuchagua lugha. Lugha ya mfumo huu ni Kiswahili lakini unaweza chagua lugha nyingine.

    Kushirikisha wajumbe kwa kuwaonesha faili au taarifa

      • Bonyeza #13 kuonesha faili au taarifa ambapo unaweza chagua kama ifuatavyo:
        1. Kuonesha skrini yako “entire screen”
        2. Kuonesha faili na taarifa zake. Faili lazima liwe limefunguliwa kwanza kisha bonyeza Application Window kisha chagua faili husika.
    • Bonyeza #14 (Mkono) kunyoosha mkono ili kuomba ruhusa ya kuongea. Nimuhimu kama huongei kuzima kinasa sauti na kukiwasha baada ya kuinua mkono.
    • Bonyeza #15 (Chat) kutuma ujumbe mfupi wamaneno kwa watu wote au mmoja mmoja.

    Kufifisha sauti na video na kumaliza mkutano

    • Bonyeza #16 (Kinasa sauti) kufifisha sauti. Ni muhimu kufifisha muda wote ambapo hauzungumzi ili kupunguza muingiliano wa sauti na mzungumzaji.
    • Bonyeza #17 (Kuondoka/Kutoka) kutoka kwenye mkutano.
    • Bonyeza #18 (Video kamera) kufifisha video. Inashauriwa kama mpo wengi na mtandao sio mzuri basi mfifishe video zenu na kuendelea kuwasiliana kwa sauti.

    Jinsi ya kuomba nafasi ya mkutano

    • Mikutano yote kwenye mfumo wa e-Mikutano ni lazima iwe imepangwa kabla.
    • Bonyeza #19 kwenda kwenye mfumo wa maombi ya nafasi za kufanya mkutano.
    • Baada ya kubonyeza #19 utapelekwa ukurasa wa mbele wa mfumo wa maombi.
    • #20 ni jina na nywila za kuingilia kwenye mfumo wa maombi.
    • Jina linalotumika kuingilia kwenye mfumo wa maombi ni sawa na lile la kwenye mfumo wa Government ICT Service Portal (GISP – https://gisp.gov.go.tz/login ).
    • Bonyeza #21 kuingia kwenye GISP na omba kutumia mfumo wa maombi. Utapelekwa kwenye mfumo wa maombi na pia kutumiwa barua pepe ambayo itakuwa na nywila.
    • Kumbuka ni Afisa TEHAMA wa Taasisi ndio anaweza ingia kwenye mfumo wa GISP kupitia akaunti ya Taasisi aliyopatiwa.
    • Kwa maelezo zaidi wasialiana na Dawati la Msaada la Mamlaka ya Serikali Mtandao.